以 一 家 國 際 電 子 零 件 生 產 及 供 應 商 為 例 ， 處 理 夥 伴 訂 單 的 同 時 ， 亦 面 對 處 理 各 種 文 件 及 紙 張 數 量 驚 人 的 困 難 。 該 國 際 企 業 是 全 球 最 大 電 子 零 件 供 應 商 之 一 ， 產 品 覆 蓋 全 球 一 百 五 十 多 個 城 市 ， 主 要 客 戶 及 夥 伴 集 中 於 中 國 及 亞 洲 。

如 此 具 規 模 的 企 業 ， 接 到 客 戶 訂 單 時 ， 處 理 文 件 的 方 式 和 程 序 與 一 般 公 司 無 異 ﹕ 無 論 訂 單 和 貨 運 提 單 是 紙 張 還 是 電 子 文 件 ， 員 工 都 需 要 重 新 將 文 件 上 的 資 料 輸 入 自 家 的 系 統 。 因 電 子 文 件 格 式 未 必 符 合 該 公 司 的 電 腦 系 統 要 求 ， 以 人 手 重 新 輸 入 資 料 是 無 可 避 免 。 完 成 輸 入 程 序 後 ， 才 能 進 行 下 一 步 的 程 序 ﹕ 與 生 產 商 訂 貨 、 安 排 運 貨 等 。

輸 入 資 料 的 過 程 繁 瑣 ， 需 時 長 ， 亦 容 易 出 現 輸 入 錯 誤 ， 嚴 重 影 響 企 業 的 營 運 效 率 及 服 務 質 素 ， 加 上 往 來 的 文 件 耗 用 大 量 紙 張 ， 不 符 合 環 保 。 該 公 司 與 其 在 國 內 及 台 灣 的 貿 易 往 來 愈 趨 頻 繁 ， 客 戶 和 訂 單 便 不 斷 增 加 ， 面 對 每 年 接 獲 兩 地 數 以 萬 計 的 訂 單 ， 處 理 的 文 件 和 消 耗 的 紙 張 更 多 不 勝 數 ， 增 聘 人 手 協 助 輸 入 資 料 是 治 標 不 治 本 之 法 ， 只 是 變 相 增 加 企 業 的 成 本 。 每 逢 旺 季 ， 這 情 況 尤 甚 。 處 理 文 件 所 耗 用 的 人 力 物 力 ， 成 為 了 令 該 企 業 頭 痛 的 難 題 。

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該 電 子 零 件 生 產 及 供 應 商 希 望 可 找 到 一 套 電 子 化 自 動 系 統 ， 能 助 他 們 減 少 紙 張 、 減 少 輸 入 資 料 的 程 序 ， 降 低 人 為 錯 誤 ， 提 高 工 作 效 率 外 ， 更 重 要 是 ， 他 們 希 望 這 套 解 決 方 案 不 會 影 響 他 們 現 有 系 統 的 設 定 ， 甚 至 毋 須 進 行 系 統 升 級 ， 以 低 成 本 達 至 目 標 。

最 近 ， 該 企 業 決 定 使 用 數 碼 貿 易 運 輸 網 絡 有 限 公 司 （ 「 DTTNCo 」 ） 提 供 的 數 碼 貿 易 運 輸 網 絡 （ 「 DTTN 」 ） 平 台 ， 成 為 該 企 業 與 其 客 戶 的 電 腦 系 統 之 間 的 橋 樑 ， 提 供 直 接 電 子 文 件 交 換 ， 解 決 文 件 處 理 問 題 。

DTTN 是 香 港 特 別 行 政 區 政 府 全 力 支 持 及 認 可 的 跨 業 界 物 流 電 子 基 建 項 目 ， 提 供 開 放 、 中 立 及 保 安 的 電 子 文 件 轉 換 平 台 ， 把 各 種 不 同 形 式 的 文 件 檔 案 格 式 ， 轉 換 成 適 合 該 企 業 應 用 的 數 據 模 式 。 DTTN 提 供 單 一 連 接 ， 設 置 在 該 企 業 與 其 夥 伴 的 電 腦 系 統 之 間 ， 雙 方 毋 須 配 置 額 外 的 硬 件 ， 亦 毋 須 在 硬 件 上 進 行 額 外 的 設 定 。 DTTNCo 取 得 該 企 業 與 其 夥 伴 的 系 統 設 定 及 相 關 文 件 格 式 後 ， 便 為 他 們 度 身 設 計 DTTN 方 案 。

由 於 該 企 業 正 集 中 發 展 中 國 及 台 灣 地 區 業 務 ， 因 此 ， 該 企 業 首 階 段 採 用 DTTN 方 案 接 駁 深 圳 、 安 徽 、 武 漢 、 上 海 、 天 津 和 台 灣 等 地 區 的 夥 伴 。 每 當 夥 伴 向 該 企 業 發 出 訂 單 或 發 票 等 貿 易 文 件 後 ， 所 有 貿 易 文 件 都 先 進 入 DTTN 系 統 ， 即 使 訂 單 是 不 同 格 式 的 電 子 文 件 ， DTTN 能 將 收 到 的 文 件 格 式 ， 轉 換 至 適 合 該 企 業 系 統 支 援 的 電 子 格 式 ， 並 直 接 輸 入 該 企 業 的 數 據 庫 系 統 。 員 工 收 到 訂 單 或 發 票 的 訊 息 後 ， 便 可 依 照 有 關 的 資 料 ， 即 時 進 行 適 當 的 程 序 。 該 企 業 毋 需 再 分 配 人 手 重 新 輸 入 資 料 ， 節 省 時 間 ， 提 高 交 易 和 結 算 程 序 效 率 ， 更 可 減 少 人 為 錯 誤 以 及 過 剩 的 紙 張 。

透 過 DTTN 的 電 子 文 件 交 換 方 案 ， 大 大 加 強 了 該 公 司 與 國 內 貿 易 夥 伴 聯 繫 ， 亦 因 打 破 地 域 限 制 ， 該 公 司 與 夥 伴 之 雙 方 的 商 業 利 益 及 提 升 競 爭 力 ， 形 成 雙 贏 局 面 。 面 對 DTTN 帶 來 的 無 紙 化 及 降 低 成 本 的 優 點 ， 該 企 業 逐 步 透 過 DTTN 簡 化 整 個 供 應 鏈 的 程 序 ， 目 前 ， 其 深 圳 夥 伴 將 透 過 DTTN ， 傳 送 落 貨 單 至 該 企 業 ， 處 理 裝 運 程 序 。

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事 實 上 ， DTTN 的 用 途 不 只 限 於 買 賣 程 序 上 ， 它 能 支 援 整 個 供 應 鏈 上 貿 易 及 物 流 程 序 的 八 十 多 種 主 要 文 件 ， 包 括 裝 貨 清 單 （ ASN ） 、 設 備 交 接 單 （ EIR ） 和 信 用 狀 等 。

用 戶 只 需 將 文 件 傳 送 至 DTTN ， DTTN 便 會 根 據 收 件 人 的 系 統 要 求 而 轉 換 格 式 ， 直 接 套 用 於 收 件 者 的 系 統 上 ， 雙 方 毋 須 安 裝 複 雜 的 軟 件 和 硬 件 ， 亦 毋 須 變 更 原 有 的 系 統 。

除 了 為 大 企 業 簡 化 工 作 程 序 ， DTTNCo 亦 設 計 了 一 系 列 MS Excel 表 格 ， 方 便 中 小 企 使 用 這 些 表 格 ， 與 其 貿 易 夥 伴 互 相 交 換 電 子 文 件 ， 既 減 省 了 巨 額 投 資 及 系 統 接 駁 的 費 用 ， 也 能 確 保 文 件 傳 輸 的 保 密 性 與 安 全 性 。

作 為 一 個 跨 業 界 、 跨 國 界 的 電 子 物 流 平 台 ， DTTN 為 客 戶 全 方 位 處 理 供 應 鏈 相 關 的 資 訊 ， 令 交 易 的 過 程 更 順 暢 和 準 確 。 再 者 ， 文 件 傳 遞 方 式 的 簡 化 與 整 合 ， 可 讓 業 界 進 一 步 實 現 「 無 紙 化 」 ， 對 環 保 有 莫 大 幫 助 。 與 此 同 時 ， 企 業 亦 因 電 子 化 而 減 少 了 人 為 出 錯 的 機 會 及 重 複 的 工 序 ， 提 升 營 運 效 率 之 餘 亦 可 減 省 成 本 ， 令 企 業 的 盈 利 得 到 保 障 。