香港總商會透過DTTN提高效率

本 港 最 大 及 歷 史 最 悠 久 的 商 會 － 香 港 總 商 會 簽 證 部 高 級 經 理 陳 昌 志 道 ： 「 省 時 省 力 。 」 他 一 語 道 出 使 用 DTTN 的 好 處 。

香 港 總 商 會 一 直 致 力 提 高 客 戶 服 務 質 素 ， 在 源 產 地 簽 證 方 面 ， 商 會 致 力 尋 找 方 法 減 少 客 戶 在 申 請 簽 證 上 的 人 力 和 時 間 。 回 想 當 初 還 未 使 用 DTTN 時 ， 陳 昌 志 坦 言 ， 商 會 收 到 源 產 地 證 申 請 表 後 ， 需 要 人 手 把 資 料 輸 入 電 腦 系 統 以 打 印 證 書 ， 曾 因 打 字 的 錯 誤 ， 導 致 客 戶 投 訴 。 直 至 採 用 DTTN 平 台 後 ， 這 些 問 題 得 以 解 決 ， 提 高 效 率 之 餘 ， 亦 配 合 目 前 電 子 化 的 大 趨 勢 。

陳 昌 志 說 ： 「 由 2006 年 夏 季 起 ， 商 會 推 出 網 證 服 務 ﹙ www.webco.hk ﹚ ， 用 戶 透 過 互 聯 網 遞 交 轉 口 或 轉 載 源 產 地 證 。 用 戶 還 可 於 網 上 查 閱 申 請 進 度 ， 如 有 錯 漏 ， 用 戶 亦 可 網 上 進 行 修 改 。 商 會 亦 可 利 用 網 證 資 料 打 印 源 產 地 證 書 ， 無 需 人 手 處 理 省 時 快 捷 。 故 此 ， 網 證 對 內 部 業 務 及 客 戶 方 面 亦 有 極 大 幫 助 。 然 而 ， 部 分 客 戶 並 不 太 願 意 使 用 ， 因 他 們 已 有 自 己 一 套 電 腦 系 統 打 印 申 請 表 ， 使 用 網 證 服 務 時 ， 客 戶 需 要 在 網 上 重 新 輸 入 資 料 ， 無 形 令 他 們 卻 步 。 採 用 DTTN 平 台 便 能 直 接 將 客 戶 資 料 庫 及 網 證 服 務 系 統 連 繫 。 除 此 以 外 ， DTTN 可 按 客 戶 需 要 把 客 戶 電 腦 系 統 內 的 其 他 文 件 傳 送 給 相 關 機 構 ， 如 銀 行 及 船 運 公 司 ， 達 到 省 時 省 力 的 目 標 。 」

陳 昌 志 說 ： 「 當 我 們 決 定 把 網 證 服 務 系 統 連 接 到 DTTN 平 台 後 ， DTTN 顧 問 先 了 解 我 們 的 需 要 ， 以 及 所 需 的 客 戶 文 件 。 他 們 亦 與 我 們 的 資 訊 科 技 部 合 作 ， 了 解 我 們 服 務 系 統 的 運 作 模 式 ， 然 後 在 系 統 作 出 相 應 修 改 ， 以 便 客 戶 能 夠 直 接 把 文 件 以 電 子 方 式 傳 送 到 網 證 系 統 。 雖 然 過 程 需 時 及 需 要 投 放 一 定 的 資 源 ， 但 在 短 時 間 內 已 取 得 成 效 ， 實 在 值 得 。 」 自 DTTN 推 出 後 ， 普 遍 受 出 口 商 歡 迎 。 陳 昌 志 說 ： 「 使 用 DTTN 後 ， 網 證 申 請 數 目 有 所 增 長 ， 減 低 營 運 成 本 ， 縮 短 申 請 時 間 ， 取 得 協 同 效 益 。 」

以 首 個 透 過 DTTN 向 商 會 提 交 轉 口 證 申 請 的 客 戶 為 例 ， 該 客 戶 是 一 家 總 部 設 在 英 國 的 國 際 性 百 貨 公 司 ， 一 個 月 內 總 申 請 近 200 張 的 轉 口 證 。 客 戶 普 遍 亦 表 示 支 持 ， 認 為 服 務 快 捷 妥 當 ， 省 時 及 降 低 成 本 。 陳 昌 志 坦 言 ， DTTN 客 戶 仍 有 一 定 的 增 長 空 間 ， 服 務 會 進 一 步 普 及 化 。 他 說 ： 「 採 用 DTTN 平 台 後 ， 用 戶 無 需 在 網 上 輸 入 申 請 資 料 ， 亦 能 在 網 上 遞 交 及 修 改 源 產 地 證 申 請 ， 檢 查 申 請 進 度 ， 以 及 取 得 相 關 的 資 料 。 而 我 們 亦 可 在 網 上 處 理 有 關 申 請 ， 如 有 錯 誤 ， 可 即 時 通 知 他 們 ， 申 請 進 度 因 而 得 以 提 高 。 」

DTTN助香港印度商會取得三贏局面

香 港 印 度 商 會 總 裁 尹 歡 慶 直 言 ， 使 用 DTTN 後 各 方 面 均 可 受 惠 。 他 說 ： 「 DTTN 為 我 們 帶 來 三 贏 的 局 面 ， 無 論 對 客 戶 、 商 會 ， 甚 至 是 DTTN 本 身 均 有 好 處 。 」

未 使 用 DTTN 前 ， 紮 根 於 香 港 55 年 的 香 港 印 度 商 會 所 提 供 的 轉 口 產 地 來 源 證 申 請 服 務 均 以 人 手 處 理 。 尹 歡 慶 指 出 ， 客 戶 來 往 印 度 商 會 兩 次 才 可 完 成 辦 理 申 請 ： 首 先 ， 他 們 要 到 印 度 商 會 遞 交 文 件 ， 稍 後 ， 他 們 需 要 再 回 來 取 證 才 能 成 功 辦 妥 ； 一 旦 有 錯 漏 ， 便 要 花 上 一 倍 的 處 理 時 間 。

他 說 ： 「 從 前 全 面 以 人 手 操 作 ， 客 戶 先 要 輸 入 資 料 及 準 備 文 件 。 我 們 收 到 客 戶 文 件 後 ， 便 要 在 自 己 的 電 腦 系 統 中 輸 入 相 同 資 料 。 此 舉 重 複 了 輸 入 資 料 工 序 ， 令 審 批 程 序 變 得 繁 複 。 在 貨 運 高 峰 期 時 ， 申 請 轉 口 產 地 來 源 證 數 目 大 大 增 加 ， 由 於 全 部 以 人 手 操 作 ， 往 往 會 出 現 應 接 不 暇 的 情 況 。 我 們 需 要 投 放 大 量 人 力 資 源 ， 不 單 要 重 複 輸 入 資 料 ， 而 且 為 確 保 準 確 無 誤 ， 亦 需 調 配 部 分 人 手 要 負 責 覆 查 。 另 外 ， 我 們 也 要 不 停 地 提 高 服 務 水 平 以 滿 足 客 戶 需 要 ， 因 此 加 快 轉 口 產 地 來 源 證 申 請 的 工 序 也 為 我 們 增 添 不 少 壓 力 。 」

「 使 用 DTTN 後 ， 便 能 避 免 重 複 輸 入 資 料 的 麻 煩 。 客 戶 在 申 請 轉 口 產 地 來 源 證 時 資 料 會 直 接 透 過 DTTN ， 傳 送 到 我 們 的 電 腦 系 統 ， 服 務 質 素 得 以 提 升 。 申 請 獲 得 確 認 後 ， 確 認 文 件 連 同 轉 口 產 地 來 源 證 編 號 便 會 自 動 透 過 系 統 傳 送 給 客 戶 。 因 為 過 程 不 涉 及 人 手 操 作 ， 這 樣 一 方 面 可 將 出 錯 機 會 減 至 最 低 ， 另 一 方 面 亦 能 縮 短 回 覆 客 戶 的 時 間 。 」

「 現 在 ， 根 據 香 港 海 關 現 行 規 定 ， 所 有 出 口 商 及 轉 口 商 在 出 口 後 的 14 天 內 均 要 報 關 。 基 本 上 ， 大 部 分 申 請 轉 口 產 地 來 源 證 的 資 料 與 申 請 報 關 的 大 致 相 同 。 以 往 ， 客 戶 須 要 就 兩 項 申 請 重 新 輸 入 相 同 的 資 料 ， 但 有 了 DTTN 的 出 現 ， 客 戶 便 能 將 申 請 轉 口 產 地 來 源 證 的 資 料 ， 自 動 傳 送 到 萬 利 「 叻 」 特 級 報 關 軟 件 申 請 報 關 ， 提 高 營 運 效 益 。 」

目 前 ， 透 過 DTTN 向 香 港 印 度 商 會 申 請 轉 口 產 地 來 源 証 的 客 戶 不 斷 遞 增 ， 印 度 商 會 對 此 方 法 均 感 到 滿 意 ， 客 戶 反 應 也 很 正 面 。 尹 歡 慶 估 計 ， 透 過 DTTN 處 理 辦 證 ， 客 戶 可 減 省 一 半 的 工 序 ， 而 商 會 亦 可 節 省 三 成 工 作 時 間 ， 未 來 也 可 配 合 將 推 行 的 道 路 貨 物 資 料 系 統 計 劃 ﹙ Road Cargo System, ROCARS ﹚ ， 一 舉 幾 得 。

他 說 ： 「 現 在 ， 所 有 辦 公 室 均 設 有 電 腦 ， 電 子 化 已 是 大 勢 所 趨 。 相 信 ， ROCARS 全 面 實 施 後 ， 對 於 中 小 企 來 說 ， 使 用 DTTN 亦 有 一 定 的 幫 助 。 基 本 上 ， 申 請 轉 口 產 地 來 源 証 、 報 關 及 ROCARS 所 需 的 資 料 文 件 大 致 相 同 ， 三 者 息 息 相 關 。 透 過 使 用 DTTN 這 個 電 子 平 台 ， 便 不 用 重 複 輸 入 資 料 ， 三 項 申 請 一 併 處 理 。 除 了 可 提 高 效 率 外 ， 也 可 省 卻 繁 複 的 工 序 ， 而 且 亦 可 避 免 因 重 複 輸 入 而 出 現 的 人 為 錯 誤 。 屆 時 ， 只 要 有 電 腦 的 地 方 ， 甚 至 是 咖 啡 室 ， 出 口 商 可 以 不 受 地 域 及 時 間 限 制 ， 由 早 上 7 時 至 11 時 ， 利 用 DTTN 等 網 上 電 子 平 台 辦 理 各 類 型 簽 證 及 報 關 ， 大 大 增 加 其 工 作 的 靈 活 度 及 效 率 ， 令 電 子 平 台 的 效 用 發 揮 得 最 大 。 」

助企業跳出香港框框走向國際

事 實 上 ， DTTN 的 出 現 為 企 業 帶 來 不 少 方 便 ， 不 但 省 卻 繁 複 的 人 手 輸 入 資 料 程 序 ， 且 可 不 受 地 域 及 時 間 限 制 ， 透 過 電 子 方 式 處 理 文 件 往 來 ， 提 高 效 率 及 節 省 成 本 。 相 信 ， 配 合 電 子 化 的 大 趨 勢 ， DTTN 將 會 愈 趨 普 及 ， 類 似 電 子 平 台 及 運 作 模 式 亦 可 跳 出 香 港 的 框 框 ， 聯 繫 各 國 企 業 ， 走 向 國 際 ， 進 入 真 正 電 子 商 貿 時 代 。