1.效率為先

公司名稱: 歐圖國際(亞洲)有限公司 業務性質: 採購 員工人數: 1,162人 創立年份: 1966年 全年收入: 10億9,900萬美元 網址: WWW.OTTOASIA.COM

歐 圖 國 際 ﹙ 亞 洲 ﹚ 有 限 公 司 ﹙ 「 OIA 」 ﹚ 在 「 香 港 物 流 大 獎 2006 」 中 勇 奪 企 業 物 流 管 理 大 獎 的 殊 榮 。 該 公 司 是 Otto Group 的 附 屬 機 構 ， 主 要 從 事 採 購 業 務 ， 為 三 十 多 家 郵 購 及 零 售 企 業 客 戶 提 供 專 業 服 務 。 其 總 部 設 於 九 龍 紅 磡 半 島 廣 場 ， 辦 公 室 佔 地 四 層 ， 員 工 數 目 達 三 百 人 。

OIA 擁 有 不 少 知 名 的 企 業 客 戶 ， 例 如 Eddie Bauer 及 bonprix 等 ， 經 營 的 產 品 由 時 裝 、 內 衣 以 至 傢 俱 ， 種 類 繁 多 。 母 公 司 以 德 國 為 基 地 ， 商 業 王 國 更 大 ， 其 網 上 購 物 業 務 的 規 模 僅 次 於 Amazon.com 。

不 論 是 Otto Group 其 他 附 屬 機 構 ， 還 是 對 外 的 企 業 客 戶 ， OIA 都 會 切 合 對 方 需 求 ， 設 計 適 用 的 供 應 鏈 框 架 來 提 供 服 務 ， 並 套 用 實 用 及 常 理 的 哲 學 ， 構 思 解 決 方 案 ， 務 求 令 供 應 鏈 運 作 更 有 效 率 。 OIA 改 進 了 品 質 監 察 程 序 的 效 率 ， 令 運 作 更 見 周 全 ， 成 就 了 其 奪 得 物 流 大 獎 的 關 鍵 之 一 。 此 外 ， 該 公 司 亦 利 用 貿 易 通 的 「 貿 易 商 文 件 服 務 」 ， 使 供 應 鏈 更 加 流 暢 。

業 務 上 精 益 求 精 是 公 司 拓 展 的 自 然 現 象 。 OIA 亦 表 贊 同 ， 並 認 為 要 在 供 應 鏈 上 「 八 面 玲 瓏 」 ， 按 步 就 班 的 發 展 步 伐 是 不 可 或 缺 的 元 素 。

2.團隊合作

OIA 的 供 應 鏈 遍 佈 亞 洲 ， 在 台 北 、 首 爾 、 新 加 坡 及 新 德 里 等 城 市 都 設 有 辦 事 處 ， 並 於 上 海 、 青 島 及 東 莞 建 立 品 質 監 察 中 心 。 香 港 總 部 則 負 責 財 務 、 人 事 及 採 購 工 作 。

3.統一文件格式

OIA 轄 下 供 應 鏈 的 每 一 個 環 節 都 與 企 業 資 源 策 劃 系 統 ﹙ 「 ERP 」 ﹚ 相 連 接 。 這 套 軟 件 系 統 能 綜 合 及 統 一 文 件 的 格 式 ， 方 便 員 工 及 有 關 人 仕 隨 時 查 看 每 一 個 程 序 的 運 作 狀 況 ， 即 時 了 解 每 項 新 上 載 系 統 的 文 件 或 資 料 改 動 ， 一 目 瞭 然 。 ERP 能 確 保 所 有 員 工 皆 按 照 同 一 管 理 文 件 ， 同 一 產 品 規 格 ， 以 及 同 一 時 間 表 工 作 ， 大 大 節 省 溝 通 及 協 調 的 時 間 ， 提 高 效 率 及 生 產 力 。 ERP 系 統 更 可 依 照 客 戶 需 求 及 屬 意 的 產 品 資 料 管 理 系 統 ﹙ 「 PDM 」 ﹚ 作 出 改 動 。 OIA 在 亞 洲 的 員 工 從 ERP 內 讀 取 製 衣 產 品 規 格 及 所 選 的 布 料 供 應 商 資 料 後 ， 便 會 開 展 品 質 保 證 的 程 序 。 首 先 採 集 合 適 的 布 料 ， 然 後 進 行 量 度 及 測 試 ， 確 保 用 料 吻 合 規 格 要 求 ， 適 用 於 成 衣 生 產 及 合 符 盈 利 效 益 。 程 序 完 成 後 ， 員 工 便 把 檢 查 結 果 輸 入 PDM 內 ， 讓 客 戶 即 時 評 估 有 關 數 據 ， 作 出 進 一 步 的 部 署 。 品 質 保 證 程 序 能 全 面 透 視 產 品 資 料 ， 方 便 客 戶 旋 即 籌 備 市 場 推 廣 所 需 要 的 材 料 。

4.監察入微

接 著 供 應 商 便 開 始 生 產 工 作 ， 而 ERP 可 保 障 有 關 人 員 在 過 程 中 能 隨 時 翻 查 產 品 的 規 格 詳 情 。 OIA 獨 特 的 產 品 監 察 程 序 可 謂 傲 視 同 儕 。 以 往 ， 該 公 司 會 委 派 品 質 監 察 員 前 往 每 家 生 產 廠 房 進 行 抽 樣 調 查 ， 若 發 現 次 品 ， 廠 方 需 重 新 再 造 ， 等 待 監 察 員 日 後 再 到 工 場 檢 查 。 不 過 ， 那 種 做 法 難 免 費 時 失 事 ， 導 致 交 貨 延 誤 ， 未 能 配 合 時 裝 行 業 分 秒 必 爭 的 特 性 ， 必 須 改 善 以 盡 量 避 免 延 誤 。 此 外 ， 抽 樣 檢 查 亦 不 能 保 證 廠 方 會 逐 一 修 改 出 現 瑕 疵 的 部 份 。 OIA 把 舊 有 的 程 序 改 善 過 來 ， 要 求 廠 方 先 把 全 數 製 成 品 送 抵 旗 下 的 品 質 監 察 中 心 ， 由 受 過 訓 練 的 中 心 員 工 在 二 十 四 小 時 內 進 行 「 合 格 品 質 水 準 」 抽 樣 檢 查 。 若 發 現 任 何 次 品 ， 員 工 即 會 把 整 批 貨 品 開 箱 進 行 檢 驗 。

5.交貨流程更見流暢

「香港物流大獎」由香港貿易發展局及香港運輸物流學會等機構主辦，旨在肯定物流企業與專才在業內的重大貢獻。

所 有 次 品 將 被 退 回 廠 方 ， 而 合 格 的 產 品 便 送 到 貨 運 代 理 商 裝 櫃 運 往 歐 洲 或 美 國 。 整 個 過 程 只 需 四 十 八 小 時 。 全 新 的 監 察 程 序 能 保 障 合 格 產 品 即 時 付 運 的 同 時 ， 次 品 亦 可 送 往 廠 方 重 新 製 造 。 此 外 ， 員 工 亦 可 在 單 一 場 地 內 ， 依 循 劃 一 的 指 引 來 完 成 前 述 的 兩 項 工 序 ， 使 品 質 監 察 流 程 更 加 流 暢 。 OIA 亞 洲 區 資 訊 科 技 部 總 經 理 卓 柏 宏 表 示 ： 「 大 部 份 的 客 戶 經 營 郵 購 業 務 ， 因 此 ， 按 時 交 貨 十 分 重 要 ， 確 保 他 們 的 產 品 目 錄 印 備 以 前 ， 相 關 貨 品 已 經 準 備 就 緒 。 」

6.無紙新世代

OIA 在 響 應 環 保 方 面 亦 不 遺 餘 力 ， 力 求 把 耗 紙 量 降 至 零 。 該 公 司 雖 在 供 應 鏈 上 已 普 遍 使 用 ERP 系 統 ， 但 準 備 貨 運 文 件 如 發 票 、 裝 貨 單 、 提 單 及 產 地 來 源 證 等 ， 仍 沿 用 人 手 來 進 行 。 卓 氏 稱 ： 「 我 們 就 此 採 用 了 貿 易 通 的 『 貿 易 商 文 件 服 務 』 ， 藉 以 精 簡 工 作 。 」 貿 易 通 的 「 貿 易 商 文 件 服 務 」 ﹙ 「 TDS 」 ﹚ 應 用 系 統 是 以 互 聯 網 科 技 ， 為 用 戶 提 供 安 全 的 數 碼 貨 運 文 件 交 換 方 案 ， 促 進 國 際 貿 易 交 投 。 OIA 現 利 用 上 述 服 務 逐 步 把 貨 運 文 件 轉 化 成 數 碼 格 式 ， 邁 向 供 應 鏈 無 紙 化 運 作 的 目 標 。 自 此 ， 一 切 貨 運 文 件 便 能 在 ERP 系 統 內 讀 取 ， 船 務 部 的 員 工 亦 可 隨 時 按 來 自 總 部 、 貨 運 代 理 或 客 戶 的 紀 錄 來 核 實 數 碼 文 件 內 的 資 料 ， 既 加 快 工 作 速 度 ， 亦 能 節 省 人 手 。 目 前 ， Otto UK 是 率 先 享 用 OIA 供 應 鏈 無 紙 運 作 便 利 的 客 戶 。 同 時 ， OIA 不 甘 後 人 ， 正 與 其 他 國 家 的 口 岸 當 局 積 極 磋 商 ， 爭 取 以 數 碼 方 式 來 交 換 貨 運 文 件 。 OIA 深 信 現 今 的 資 訊 科 技 一 日 千 里 ， 各 大 企 業 的 環 保 意 識 明 顯 增 強 ， 無 紙 的 運 作 模 式 實 在 為 大 勢 所 趨 。