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炒 風 熾 熱 的 樓 市 崩 潰 ， 加 之 亞 洲 金 融 風 暴 ， 使 香 港 的 法 律 專
業 陷 入 前 所 未 有 的 困 境 之 中 。 盈 利 遽 然 急 降 ， 要 逆 境 求 存 ，
很 多 律 師 都 超 時 辦 公 ， 甚 至 接 一 些 不 惜 工 本 的 工 作 。 業 界 似
乎 只 關 注 到 利 潤 方 面 而 忽 略 了 其 實 除 了 減 低 工 資 和 縮 減 支 出
， 還 有 其 他 可 行 的 節 流 方 法 。
經營與管理
對 大 眾 而 言 ， 律 師 事 務 所 給 人 的 印 象 總 離 不 開 層 層 疊 疊 的 紙
張 及 文 件 。 每 天 都 有 大 量 的 紙 張 被 捧 出 捧 入 事 務 所 。 一 些 日
常 工 序 ， 如 收 發 信 件 、 文 件 、 傳 真 、 列 印 電 郵 等 ， 都 耗 費 了
大 量 的 紙 張 。 除 此 之 外 ， 要 妥 善 處 理 這 些 紙 張 ， 如 分 析 、 影
印 、 歸 檔 、 分 發 等 ， 亦 需 要 花 費 很 多 時 間 及 人 力 。
再 者 ， 法 例 規 定 某 些 文 件 需 要 保 存 若 干 年 才 可 銷 毀 。 要 符 合
法 律 要 求 ， 不 少 律 師 事 務 所 都 得 另 覓 地 方 來 放 置 文 件 。 為 了
減 省 租 金 ， 它 們 只 好 租 用 一 些 偏 遠 的 地 方 。 這 樣 一 來 ， 每 每
提 取 翻 閱 一 個 結 束 了 的 檔 案 ， 便 需 要 額 外 的 時 間 及 人 力 物 力
。 一 旦 有 所 延 誤 ， 便 不 能 建 立 良 好 的 客 戶 的 關 係 。
顯 而 易 見 的 ， 法 律 專 業 的 運 作 仍 有 許 多 有 待 改 善 的 空 間 。 以
其 他 行 業 的 經 驗 為 鑒 ， 日 新 月 異 的 資 訊 科 技 便 為 它 們 締 造 了
不 少 業 務 增 長 。
律師面對資訊科技的兩難困局
雖 然 律 師 都 知 道 資 訊 科 技 既 可 減 輕 成 本 ， 又 可 改 善 辦 公 室 管
理 和 提 高 客 戶 的 滿 意 度 ， 但 他 們 都 未 能 跟 上 科 技 的 步 伐 。 律
師 遲 遲 沒 有 把 資 訊 科 技 應 用 於 法 律 業 務 上 ， 原 因 概 況 如 下 ：
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電 子 交 易 條 例 於 二 零 零 零 年 才 制 定 。 在 此 之 前 ， 電 子 文 件 沒
有 確 實 的 法 律 效 力 。 因 此 ， 律 師 不 像 其 他 行 業 的 人 大 量 引 用
資 訊 科 技 是 可 以 理 解 的 。
再 者 ， 引 用 資 訊 科 技 成 本 不 菲 。 只 是 購 置 一 部 電 腦 可 能 花 費
不 多 ， 但 如 果 每 位 員 工 均 須 添 置 一 部 電 腦 ， 加 上 建 立 伺 服 器
系 統 及 其 維 修 ， 成 本 將 會 倍 增 。
就 算 撇 開 成 本 問 題 ， 缺 乏 電 腦 技 能 也 是 另 一 個 棘 手 問 題 。 律
師 平 常 跟 文 字 和 法 律 條 文 打 交 道 ， 對 資 訊 科 技 的 應 用 卻 頗 為
陌 生 。 對 一 般 律 師 而 言 ， 資 訊 科 技 象 徵 著 多 變 不 定 及 繁 瑣 複
雜 ， 這 都 是 一 些 令 他 們 沒 有 太 大 好 感 的 東 西 。
即 使 以 上 困 難 都 可 一 一 解 決 ， 要 把 資 訊 科 技 引 用 到 法 律 專 業
上 ， 仍 存 在 一 定 的 障 礙 ， 即 缺 乏 可 切 合 律 師 日 常 業 務 的 一 站
式 軟 件 。 現 在 市 面 上 的 軟 件 不 是 操 作 過 於 繁 複 ， 便 是 功 能 太
過 簡 單 ， 以 致 未 能 配 合 實 際 需 要 。 所 以 ， 縱 然 有 完 善 的 電 腦
配 備 ， 律 師 亦 不 能 盡 取 科 技 之 長 。
提高科技應用，提升管理質素
中 國 入 世 ， 香 港 完 善 的 法 律 制 度 成 了 最 具 競 爭 力 及 最 寶 貴 的
資 產 。 故 此 ， 律 政 司 有 意 推 廣 香 港 的 法 制 ， 使 香 港 成 為 區 內
首 屈 一 指 的 法 律 服 務 及 國 際 糾 紛 調 解 中 心 。 為 了 可 提 高 服 務
質 素 ， 特 區 政 府 亦 大 力 鼓 勵 各 行 各 業 採 用 資 訊 科 技 。
資 訊 科 技 不 但 可 提 高 服 務 質 素 ， 更 可 增 強 效 率 ， 使 律 師 可 迅
速 配 合 客 人 的 決 定 ， 與 時 駢 進 ， 在 一 片 經 濟 不 景 氣 中 ， 頭 角
崢 嶸 ， 力 爭 上 游 。 為 了 協 助 法 律 專 業 提 升 服 務 水 平 ， 解 脫 面
對 科 技 的 兩 難 困 局 ， i-LegalService Limited 作 了 深 入 全 面
的 研 究 發 展 ， 其 法 律 檔 案 管 理 系 統 ﹙ DMS ﹚ 便 是 一 項 成 果 。
DMS 是 一 個 透 過 互 聯 網 作 業 的 系 統 ， 用 戶 只 須 有 一 部 連 接 互
聯 網 的 普 通 電 腦 及 網 頁 瀏 覽 器 ， 無 須 另 外 添 置 程 式 配 備 。 該
系 統 能 更 快 㨗 、 更 有 效 地 管 理 一 切 律 師 必 須 親 身 跟 進 的 工 作
。
知識管理
律 師 的 經 驗 是 律 師 事 務 所 最 寶 貴 的 資 產 。 但 如 何 運 用 這 資 產
發 揮 出 最 佳 效 用 ， 使 事 務 所 的 每 一 份 子 獲 益 ， 這 是 值 得 深 思
的 問 題 。 現 在 ， 大 量 的 時 間 都 浪 費 在 找 尋 文 件 及 物 色 有 相 關
經 驗 的 員 工 ， 這 絕 對 是 律 師 的 惡 夢 。 DMS 擁 有 先 例 蒐 集 功 能
， 集 中 及 系 統 化 地 處 理 先 例 ， 而 且 條 目 分 明 ， 大 大 減 省 時 間
。
客戶關係管理
客 戶 普 遍 缺 乏 專 業 知 識 去 衡 量 律 師 的 法 律 專 才 。 他 們 對 於 律
師 的 表 現 滿 意 與 否 多 取 決 於 律 師 對 自 己 案 件 的 細 心 、 關 注 及
負 責 程 度 。 不 幸 地 ， 一 些 客 戶 的 通 訊 資 料 可 能 因 行 政 錯 誤 而
遺 失 或 出 錯 ， 加 上 律 師 忙 於 出 庭 或 開 會 ， 以 致 未 能 時 常 與 客
戶 保 持 聯 絡 及 在 辦 公 時 間 內 即 時 回 復 客 戶 的 查 詢 。
DMS 中 的 通 訊 功 能 ， 中 央 儲 存 了 客 戶 的 通 訊 資 料 。 透 過 其 版
本 監 察 功 能 ， 用 戶 更 可 輕 而 易 舉 地 更 新 及 讀 取 客 戶 的 最 新 通
訊 資 料 。 另 一 方 面 ， DMS 亦 為 客 戶 提 供 一 個 安 全 保 密 的 直 接
檢 視 功 能 。 即 使 不 能 聯 絡 到 律 師 ， 客 戶 也 能 透 過 互 聯 網 隨 時
檢 閱 案 件 的 進 度 ， 給 律 師 更 清 晰 的 指 示 。
安全保密
DMS 的 特 點 在 於 其 方 便 使 用 、 易 於 操 作 及 嚴 密 可 靠 。 該 系 統
是 首 批 完 全 整 合 公 匙 基 建 ﹙ PKI ﹚ 功 能 的 作 業 平 台 之 一 ， 同
時 亦 附 有 由 Digi-Sign 電 子 核 證 有 限 公 司 所 提 供 之 時 間 印 證
功 能 。
進 入 檔 案 管 理 系 統 時 ， 首 先 需 要 密 碼 核 實 身 份 ， 以 辨 別 用 戶
之 真 偽 。 使 用 系 統 作 業 期 間 ， 用 戶 簽 署 之 文 件 具 法 律 效 力 ，
系 統 的 加 密 功 能 及 電 子 證 書 ， 有 效 杜 絕 文 件 被 竊 取 。 如 上 所
述 ， DMS 更 首 創 電 子 時 間 印 證 功 能 ， 自 動 準 確 地 記 錄 每 封 電
郵 收 發 之 時 間 ， 避 免 法 律 爭 拗 。
消除利益衝突
律 師 每 接 一 樁 新 個 案 ， 都 必 須 檢 視 自 己 是 否 與 該 案 有 利 益 衝
突 ， 這 是 個 惱 人 的 步 驟 ， 因 此 如 果 第 一 印 象 沒 有 什 么 利 益 衝
突 的 話 ， 許 多 律 師 都 懶 得 做 詳 盡 的 偵 查 。 有 了 DMS ， 律 師 可
利 用 其 通 訊 管 理 資 料 庫 進 行 核 對 ， 偵 察 是 否 有 舊 檔 與 新 案 件
有 關 ， 杜 絕 一 切 利 益 衝 突 。
案件記要表
準 確 的 記 錄 對 律 師 收 費 及 檢 視 案 件 進 度 是 十 分 重 要 的 。 DMS
的 案 件 記 要 功 能 ， 可 以 很 準 確 且 詳 細 地 記 錄 每 項 事 件 及 其 所
用 時 間 。 這 樣 每 個 負 責 該 案 件 的 員 工 對 於 其 進 度 便 一 目 了 然
。 此 外 ， 該 功 能 亦 方 便 律 師 計 算 收 費 。
隨時隨地
DMS 是 首 個 在 本 港 研 發 、 為 切 合 本 地 法 律 專 業 而 設 的 在 線 作
業 系 統 。 利 用 這 在 線 工 具 ， 用 戶 不 但 可 以 隨 時 隨 地 工 作 ， 更
可 解 決 資 訊 科 技 的 選 擇 和 成 本 問 題 。 律 師 即 使 身 處 外 地 或 留
在 家 中 ， 只 要 按 幾 個 按 鍵 ， 一 樣 可 以 操 作 他 們 的 業 務 。
領導潮流，傲視同儕
憑 藉 以 上 種 種 特 質 和 功 能 ， DMS 統 必 定 能 減 省 以 往 花 在 文 件
和 管 理 辦 公 室 上 的 時 間 及 人 力 物 力 ， 從 而 提 高 法 律 服 務 的 質
素 和 效 率 。
如 此 一 來 ， 律 師 便 可 利 用 省 下 的 時 間 和 金 錢 ， 專 注 於 更 重 要
的 法 律 範 疇 。 再 加 上 航 機 接 駁 互 聯 網 愈 趨 普 及 ， 律 師 不 用 再
擔 心 與 其 事 務 所 失 去 聯 絡 ， 他 們 可 隨 時 隨 地 連 接 DMS ， 運 籌
帷 幄 ， 掌 控 業 務 ！
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